COVID Guide: sleep. check. live. repeat.

Ein Guide, der dich sicher und verständlich durch die dos & don’ts dieser Pandemie manövriert. Gemeinsam hat das Team von VERDINO einen praktischen Helfer im Alltag erschaffen, der das Arbeiten in der neuen Realität einfacher macht.

Facts

Kunde: VERDINO

Branche: -

Leistungen: Websites + Digitale Services, Content Creation, User Experience, Storytelling

Technologie: PHP (Laravel), JavaScript (Vue.js); inVision

Team: Angelika, Christoph, Fabian, Laura, Juliana, Martin, Kristina

Ein Guide als Entscheidungshelfer

»Ich hatte Kontakt zu jemanden, der COVID-Symptome hat und weiß nicht, was ich in diesem Fall machen soll? Kann ich ins Büro kommen, brauche ich einen eigenen Raum oder soll ich lieber von zu Hause arbeiten?« Solche Fragen sind aktuell niemandem fremd. In manchen Büros hängen für solche Fälle große, umständliche Flowcharts, an denen man sich orientieren soll, oder es werden Checklisten an Mitarbeiter*innen verschickt, von denen man ablesen kann, was in welchem Fall zu tun ist. Und in vielen globalen Unternehmen gilt Home Office bis zum Sommer 2021. Unser Weg ist einfacher … und persönlicher! Weshalb wir uns dazu entschlossen haben, einen interaktiven COVID Guide als echte Entlastung für unser Team und für unsere Mitmenschen zu kreieren - ein Entscheidungshelfer, der zeigt, ob es ratsam ist, von zu Hause zu arbeiten oder es ok ist, einen persönlichen Termin wahrzunehmen.

Um die Idee möglichst schnell und effizient in die Realität umzusetzen, haben wir uns Scrum zu Hilfe genommen - eine Methode des agilen Projektmanagements, die es uns erlaubt hat, in nur wenigen Schritten einen voll funktionsfähigen Prototypen zu entwickeln. Begonnen haben wir das Projekt kurz vor dem zweiten L ockdown, wodurch die Hauptentwicklungszeit in die Zeit fiel, wo wir ohnehin remote arbeiteten und den Guide in der Funktion noch nicht brauchten. Durch die schnelle Umsetzung waren wir genau mit Ende des 2. Lockdowns bereit, für die Zeit der Hybrid-Meetings und eingeschränkter, persönlicher Kontakte.

Phase 1: engagiert

Kick off des Projekts war ein gemeinsamer 4-stündiger Innovation Friday. Hier wurden in unterschiedlichen Teams Ideen und Konzepte kreiert und überlegt, wie der interaktive COVID Guide eine möglichst große Unterstützung im Alltag sein kann.

Vom Kommunikationskonzept, über die Tonality, der benötigten Technologie hin bis zum Namen des Guides: An diesem Tag wurden die Grundsteine für unseren Guide gelegt. Besonders spannend war die Zusammenarbeit in den bunt gemischten Kleingruppen. Hier arbeiteten Entwickler*innen, Projektmanagerinnen und Designer*innen wirklich Seite an Seite und bekamen neue Einblicke in die Arbeitsweisen der Kolleg*innen. So ein Perspektivenwechsel ist nicht nur förderlich für das gegenseitige Verständnis und Mitgefühl (v.a. für Programmierer*innen, die die teilweise verrückten Ideen erst mal auf eine umsetzbare Ebene bringen müssen), sondern essentiell für unser daily-business.

An diesem Tag wurden aber nicht nur verrückte Ideen gesponnen, sondern auch gleich auf ihre Umsetzbarkeit geprüft. Ziel war immer noch, so bald wie möglich, ein »Minimum Viable Product« (MVP) zu erschaffen, das uns in unserer »neuen Normalität« mit COVID unterstützen kann. So wurde in der letzten Workshop-Session bereits das erste Briefing für das Umsetzungsteam geschrieben und ein Projektplan erstellt.

Phase 2: gemeinsam

Gemeinsam - in einem etwas kleineren Umsetzungsteam - arbeiteten wir an der Umsetzung der Idee. Durch klar definierte Arbeitspakete wusste jede Person ganz genau was bis wann zu tun war. In wöchentlich stattfindenden Sprint-Meetings wurden bisher erarbeitete Pakete besprochen, Änderungswünsche diskutiert und über Problemlösungen gesprochen.

Die »Wasserfall-Methode« fand in dieser Projektplanung keinen Platz. Die Erschaffung eines solches Produkts und die Umsetzung in sehr kurzer Zeit war prädestiniert für eine »agiles Vorgehen«. So wurde mit der technischen Umsetzung gestartet, bevor ein Pixel im Design gesetzt war und kleine Konzept- und Textänderungen konnten bis zum letzten Tag berücksichtigt werden - solange der Scrum-Master und der Project-Owner das Team immer an den definierten Funktionsumfang erinnert. Ein klares Ziel und die Einigung darüber, was in dieser Zeit erreicht werden muss, half allen Projektbeteiligten, fokussiert zu arbeiten.

Mit einem »Minimum Viable Product« zu starten bringt einige Vorteile. Bei einem MVP produziert man ein Produkt, das nur aus den unbedingt notwendigen Grundfunktionen besteht und hält es gewollt minimalistisch. Dadurch beschleunigt sich die Entwicklung, man kann schneller Umfragen starten und ohne großen Aufwand das Produkt in die richtige Richtung verändern.

Phase 3: leicht

Nach nur einem Monaten Entwicklungszeit hat der COVID Guide seinen ersten - wenn auch nur internen - Auftritt! Für ein internes Usertesting war wieder das gesamte VERDINO-Team gefragt - der Guide soll noch mal auf Herz und Nieren geprüft werden, bevor er dann wirklich in die tägliche Verwendung geht.

Der Guide hat übrigens den Namen »youxly« bekommen, weil er genau das aussagen soll: you – x (check)–daily, also »your daily check«, bevor man in die U-Bahn steigt und ins Büro fährt. Alles möglichst leicht und übersichtlich. Mit simplen Fragen wie »Fühlst du dich heute krank?« manövriert der Guide durch eine Reihe von Szenarien, die am Ende immer einen eindeutigen Outcome haben und anleitet, wie man sich richtig zu verhalten hat.

Leicht erweiterbar

Der Vorteil bei dieser schlanken Entwicklung ist, dass wir schon jetzt ein funktionierendes Produkt im Einsatz haben, das wir aber jederzeit erweitern können. Integration von neuen Cases? Die Notwendigkeit, einen »Ich bin COVID-positiv-Panikknopf« zu integrieren? Automatisches Versenden von Nachrichten als Warnung für das Team? - Alles Features, die in einem nächsten Sprint umgesetzt werden können – #wirmachendas #digitalfirst.

Kontakt für mehr Infos:

Angelika Schiemer

Operations and Process Management; Information Architecture; Photography (in Karenz)

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