Ordnung im digitalen Chaos - so geht's


Seit dem Umstieg auf die 4-Tage-Woche stellt sich bei uns noch mehr als sonst die Frage, wie wir unsere Arbeitsprozesse verschlanken, wie wir agiler arbeiten und effizienter Know-how weitergeben können. Um mit frischem Kopf an neue Projekte rangehen zu können, muss man vorher vorwiegend eines tun: Aufräumen.

Auch unser VERDINO-Event haben wir zum Anlass dafür genommen, mal gründlich unsere Schreibtische und Ablagen auszusortieren und nicht mehr Gebrauchtes zu entsorgen. Dabei bekommt man die Chance, sich seinen Arbeitsplatz wieder neu einzurichten oder die Ablagen vielleicht auch anders zu strukturieren, damit Unterlagen leichter gefunden werden können. Aber warum den Putzdrang nicht auf den digitalen Schreibtisch ausweiten?


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Ordnung in Ordner bringen

Auf eine (saubere) digitale Ablage von Dateien und Informationen kann heute kein einziges Unternehmen mehr verzichten. Die strukturierte Ablage auf dem eigenen Desktop ist genauso wichtig wie das richtige Speichern von Dateien auf Servern, wo die gesamte Organisation Zugriff hat. Spätestens wenn nach Dokumenten gesucht wird, die nicht gefunden werden, merkt man die Notwendigkeit einer von allen gelebten Struktur. Genau diese Zeit, die man braucht, um Dateien im Ordner-Dschungel abzulegen und wieder zu finden, ist uns zu wertvoll. Weswegen wir beschlossen haben, in unseren Ordnern Ordnung zu schaffen.


In 4 Schritten zur strukturierten Ablage Für all jene, die auch das Bedürfnis haben, in ihren Firmen und Organisationen den digitalen Putzwedel zu schwingen, verraten wir unsere Schritte zu einer strukturierten Dateiablage:


1. Identifizieren

Wichtig ist es, vorab die eigentlichen Probleme zu identifizieren: Welche Dateien müssen schnell gefunden werden? Welche sind für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter relevant, wer muss oft damit arbeiten? Bei welchen Ordnernamen ist es unklar, welcher Inhalt dahinter zu finden ist? Was sind die Pain Points der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter? In einer Organisation mit vielen Persönlichkeiten, die alle verschiedenste berufliche Backgrounds haben, spricht man unterschiedliche Sprachen und interpretiert so manches anders. Daher ist es wichtig, hinzusehen und zuzuhören, wo es hakt.

Bereits vor einigen Jahren haben Katja und ich gemeinsam mit dem damaligen Team an einer einheitlichen Ordnerstruktur gearbeitet. Seitdem haben sich unsere Anforderungen verändert, es sind neue Kolleginnen und Kollegen hinzugekommen, Projektabläufe wurden verschlankt, man entwickelt sich schlichtweg weiter. Daher war es jetzt wieder an der Zeit, sich dem Thema erneut zu widmen und alle Beteiligten dafür zu interviewen.

2. Ideen entwickeln

Nachdem ich die größten Probleme gesammelt hatte, habe ich mich der Erarbeitung einer Lösung gewidmet und erste Ideen skizziert. Die Entwicklung einer Ordnerstruktur ist meiner täglichen Arbeit als Konzeptionistin nicht unähnlich. Bei der Erstellung einer Informationsarchitektur wenden wir zum Beispiel oft die Methode des Card Sorting an, wobei alle bestehenden Menüpunkte aufgeschrieben und dann neu sortiert werden. Mithilfe eines Flowcharts habe ich den Status Quo unseres aktuellen Aufbaus gezeichnet, Ordner umsortiert und dann einen Vorschlag erarbeitet:


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Unsere Ordner-Struktur orientiert sich stark an unseren Projektabläufen. Die erste Ebene zeigt unsere Kundinnen und Kunden, die Ebene darunter die Projekte. Jedes Projekt gliedert sich dann in unsere Leistungen: Projektmanagement (Timing, Angebote, etc.), Konzept (mit Strategie-Entwicklung, Workshops, Wireframing, etc.), Design, Content (Texte) und Monitoring. Daraus ergibt sich für uns diese Ordnung:


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3. Involvieren

Gemeinsam im Team diskutierten wir die Vorschläge und testeten mögliche Use Cases durch: Findet die Projektmanagerin die exportierten Screens des Designers? Findet die Texterin die vom Kunden zur Verfügung gestellten Infos? Hat die Konzeptionistin Zugriff auf Angebot, Aufgabenstellung und Meetingprotokolle? Danach wird noch der letzte Feinschliff an der Struktur vorgenommen und Feedback eingearbeitet. Damit Entscheidungen nachvollziehbar und verständlich sind, ist es notwendig, das gesamte Team am Prozess zu beteiligen.


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4. Implementieren

Die Krönung jeder Prozessoptimierung ist die Implementierung. Denn was nützt das beste Konzept, wenn es niemand umsetzt? Es ist wichtig, den operativen Umgang mit der neuaufgesetzten Ordnerstruktur so einfach wie möglich zu machen (z. B. durch Copy / Paste der Ordnervorlage) und sich manchmal daran zu erinnern, die richtigen Vorlagen zu verwenden.


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Und was tun mit den Altlasten – uralte Dokumente, die man aber nicht in den Papierkorb schmeißen möchte, weil sie vielleicht doch noch gebraucht werden? Mal ehrlich! Jede noch so pipifein geputzte Wohnung hat doch irgendwo einen Abstellraum, der mit alten, ungeordneten Sachen vollgeräumt ist. Das digitale Pendant dazu wäre wohl ein „ALT“ oder „ARCHIV“-Ordner, in den Dateien, die nicht in die neue Ordnerstruktur passen bzw. nicht mehr gebraucht werden, verschoben werden.

Kurzer Exkurs: Datei-Beschriftung

Über die Beschriftung von Dateien lässt sich wahrscheinlich ein eigener Blogartikel schreiben. Weil es aber auch für die Umstrukturierung relevant ist, möchte ich euch die wichtigsten Tipps nicht vorenthalten:

  • Einheitliche Beschriftung verwenden: z. B. „kundenkuerzel_projekt_dokumentart_yyyymmdd“

  • Datum anfügen, um die aktuellste Version zu finden (Beschriftungen wie „…_final“ bzw. „…_final-final3“ zählen nicht ;) )

  • nur Kleinschreibung

  • keine Leerzeichen

  • keine Sonderzeichen

  • bei Bildern/Dateien für Websites: sprechende Titel verwenden (SEO + Barrierefreiheit)

Fazit

Ordnung schaffen kann – wie das Putzen einer Wohnung – sehr ermüdend sein und macht auch nicht immer Spaß. Struktur in den Arbeitsalltag zu bringen würde ich trotzdem nicht nur als „notwendiges Übel“ sehen, sondern als wichtigen Part bei der Optimierung und Verschlankung von Arbeitsprozessen.

Learnings

Die 4 Schritte zur strukturierten Ablage:

1. Identifizieren

Wichtig ist es, zu Beginn die Hauptprobleme, die sogenannten Pain Points, zu identifizieren.

2. Ideen entwickeln

Es gilt, eine Lösung für die Probleme zu finden, Vorschläge und Ideen (auch aus dem Team) zu skizzieren.

3. Involvieren

Die Ideen im Alleingang umzusetzen, stößt auf Widerstand. Das Team zu involvieren ist essentiell für jede Prozessoptimierung.

4. Implementieren

Die Umsetzung ist die Königsdisziplin und braucht viel Durchhaltevermögen von allen Beteiligten. Ein simples Handling im operativen Geschäft ermöglicht eine einfachere Implementierung. 

Veröffentlicht am: 03.09.2019

Bild von Angelika Schiemer

Autorin

Angelika Schiemer

Operations and Process Management; Information Architecture; Photography

angelika.schiemer@verdino.com

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