10 Gründe für ein besseres Intranet

Ein Intranet soll Abläufe vereinfachen, Informationen bündeln und Teams verbinden. Doch zwischen Theorie und Praxis liegt oft ein weiter Weg – denn der Erfolg hängt maßgeblich von den Nutzer*innen ab. Warum ein durchdachtes und nutzer*innenzentriertes Intranet heute wichtiger ist denn je – und wie du es richtig angehst – erklären wir in diesem Artikel.

Digitale Benutzeroberflaeche zur Verwaltung von Tools

Veröffentlicht am: 6.8.2019

Zuerst zum theoretischen Teil

Wikipedia definiert Intranets folgendermaßen:

»Ein Intranet (lat. intra »innerhalb« und engl. net »Netz«) ist ein Rechnernetz, das im Gegensatz zum Internet

unabhängig vom öffentlichen Netz benutzt werden kann,
nicht öffentlich zugänglich ist und andere, zusätzliche oder eingeschränkte Funktionen bietet.«

Außerdem sollte ein Intranet folgende Ziele haben:

innerbetriebliche Informationsströme möglichst beschleunigen
eine sichere Datenbank darstellen, die innerbetriebliche Informationen bündelt
schnellen Zugriff und Erreichbarkeit aller Mitarbeiter*innen gewährleisten
eine beschränkte bzw. kontrollierte Nutzung des Internets bieten
die Arbeit vereinfachen, indem alle Abteilungen auf eine gemeinsame Datenbank zugreifen können
betriebliche Abläufe organisieren und optimieren
eine Fülle von Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung stellen
unternehmerische Datensicherheit und gesetzlichen Datenschutz erfüllen

So weit, so unspektakulär. Jetzt wissen wir also, welche Ziele ein Intranet haben soll. Diese Ziele zu erreichen, ist allerdings gar nicht so einfach. Denn im Endeffekt liegt es an den Mitarbeiter*innen, wie gut sie das Intranet für sich und ihre Arbeit nutzen können – damit steht und fällt das Konzept und somit auch die Zielsetzung des Intranets.

Ok, die zehn Gründe sind nicht ganz ernst gemeint – aber sie haben einen wahren Kern: Denn frustrierte Mitarbeiter*innen sind keine guten Mitarbeiter*innen und ein schlechtes Intranet kann leicht dazu führen, dass viele Mitarbeiter*innen frustriert werden. Im Grunde kann ein Intranet also Segen und Fluch zugleich sein, was von mehreren Faktoren abhängt. Der einflussreichste Faktor sind seine Nutzer*innen. In manchen Unternehmen können diese so unterschiedlich sein, dass die Vielfältigkeit der gesamten Weltbevölkerung darin abgebildet sein könnte. Ob in Bezug auf ihr Alter, die Sprache, die digitale Affinität (oder Aversion) oder auch die Abteilung, in der sie arbeiten. Wer ein Intranet zur Verfügung stellt, setzt eines voraus: All diese unterschiedlichen Menschen sollen im Unternehmen mit demselben Tool arbeiten. Das kann sich zurecht als schwierig erweisen.

Mit den User*innen steht und fällt das Projekt

Ein Intranet kann für ein Unternehmen ein effektives Tool sein, um Daten an einem Ort zu sammeln und somit Mitarbeiter*innen dabei helfen, schnell an wichtige Informationen zu kommen – also effizienter zu arbeiten. Ein Intranet kann allerdings auch genau das Gegenteil bewirken: Werden gesuchte Informationen nicht schnell genug gefunden, steigt die Frustration der User*innen. Daraus resultiert, dass das Tool nicht gerne benutzt wird und somit auch wichtige Daten oder Informationen womöglich nicht richtig oder gar nicht abgespeichert werden.

Was ist also wichtig zu beachten?

Punkt 1: Das Tool muss für jene Personen gemacht werden, die es letztendlich auch regelmäßig nutzen sollen. Eine Außendienstmitarbeiterin soll mit dem Intranet gleich zufrieden sein, wie jemand, der in der Buchhaltung oder als Freelancer*in arbeitet und darauf zugreifen muss. Welche Personengruppen davon im Endeffekt betroffen sind, ist dabei natürlich vom jeweiligen Unternehmen abhängig.

Wichtig ist, die Zielgruppe früh genug zu definieren und sie bei der Konzeption des Intranets immer zu bedenken. Dafür gibt es mehrere Methoden: Personas, die die User*innen widerspiegeln, können zum Beispiel hilfreich sein. Oder es werden Vertreter*innen der Zielgruppe zu einem Workshop eingeladen und User*innen Stories erarbeitet – für jedes Unternehmen und jedes Projekt kann eine andere Methode besser geeignet sein. Ein gutes Beispiel dafür ist das Intranet der Med Uni Graz: In verschiedenen Workshops haben wir für den Relaunch von Anfang an eng mit den Mitarbeiter*innen – und damit mit den späteren User*innen – zusammengearbeitet. Weitere Infos zu diesem Projekt gibt es in unserer Case Study.

Personalisierung ist das Ziel

Um eine Vielzahl von Use Cases unterschiedlicher Nutzer*innengruppen abzudecken, ist es wichtig, dass User*innen die Möglichkeit haben, die Benutzer*innenoberfläche des Intranets zu personalisieren. Nur so können Klick-Wege und langes Suchen reduziert werden. Eine einfache technische Möglichkeit dafür ist, im Intranet eine Toolbar für den Schnellzugriff zu integrieren. Diese Symbolleiste ist auf jeder Seite individuell anwendbar. Darin könnten – je nach Anwendungsfall – zum Beispiel Quicklinks, die am häufigsten verwendeten Tools oder zuletzt bearbeiteten Dokumente enthalten sein.

Content. Content. Content!

Wir alle wissen, wie wichtig gute Inhalte sind – falls diese Erkenntnis aber doch einmal etwas in den Hintergrund rücken sollte, kommt hier eine kleine Erinnerung: Der einzige Grund für den ganzen (technischen) Aufwand ist der Content. Darum: Erstellt guten Content! Denn: Wenn die Inhalte nicht richtig oder nur unübersichtlich strukturiert sind, nützt das beste Intranet-Konzept nichts. Mehr Zeit für den Inhalt einzurechnen ist also immer eine gute Investition.

Ein kleines Beispiel:
3M, ein weltweit agierender Multi-Technologiekonzern, hat sein Intranet einem Relaunch unterzogen. Für diesen Relaunch haben sie drei Monate in die Forschung, zehn Monate in das Design, 17 Monate in die Programmierung, 18 Monate für die Inhaltsbewertung und -bereinigung sowie 10 Monate für die Inhaltserstellung investiert. Klar, 3M ist ein riesiger Konzern mit 91.000 Beschäftigten und hat dementsprechend auch viele Daten, die verwaltet werden müssen. Der zeitliche Aufwand ist also wenig überraschend. Dennoch zeigt dieses Beispiel auf, wie wichtig und aufwendig die Verwaltung des Inhaltes ist.

aus »Intranet Design Annual 2019« von der Nielsen Norman Group.

Learnings

Ein gutes Intranet wird nicht lange genutzt, sondern häufig und kurz.

Mitarbeiter*innen finden Informationen schnell und können mit den schnell gefundenen Informationen sofort weiterarbeiten.