Arbeitszeiterfassung wird zur User Experience

Mit der Umstellung auf die 4-Tage-Woche und durch den VERDINO-Rebranding-Prozess entstanden auch neue Anforderungen an unser System zur Erfassung der Arbeitszeit. Bisher wurde ein eigens programmiertes Tool verwendet, welches die Arbeits- und Projektzeit zwar erfasste, wo aber eine Auswertung für den einzelnen eher aufwändig und unübersichtlich war. Das Bedürfnis nach einer smarten, aber vor allem in der Bedienung leichten Lösung wuchs.

Facts

Kunde: VERDINO

Branche: –

Leistungen: Websites + Digitale Services, User Experience

Technologie: PHP (Laravel), JavaScript (Vue.js); inVision

Team: Angelika, Christoph, Fabian, Julian, Katja, Martin

Nicht nur das gesetzliche Muss erfüllen

Im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof alle EU-Arbeitgeber zur vollständigen Erfassung der Arbeitszeit verpflichtet. Zwar schreibt der EuGH nicht direkt vor, in welcher Form die Arbeitszeit erfasst werden muss (schriftlich/manuell, mechanisch oder digital), dieses muss jedoch "objektiv, verlässlich und zugänglich". In unserem Fall war es durch unser flexibles Arbeitszeitmodell (https://verdino.com/leben/) aber auch notwendig, Arbeitsprozesse zu optimieren und so schlank wie möglich zu halten.

Oberstes Ziel: Erfassung und Auswertung der Arbeitszeit dürfen nicht viel Zeit in Anspruch nehmen.

Maßgeschneiderte Lösung vs. Standardtool

Die Entscheidung für ein neues Zeiterfassungssystem stand seit längerer Zeit im Raum, wurde durch die Umstellung auf das neue Arbeitszeitmodell aber maßgeblich vorangetrieben. Das alte System war noch auf eine Standard-40h-Woche eingestellt und nicht auf die neuen Anforderungen, wie Bereitschaftsreglungen, Verkürzung der Arbeitszeit und Co. ausgerichtet. Durch diesen spezifischen Anspruch war sehr schnell klar, dass wir statt einem bestehenden Tool eine maßgeschneiderte Lösung einsetzen wollen.

Agile Entwicklung von Beginn an

Von Beginn des Projekts war Agilität groß geschrieben. Ein kurzer Umsetzungszeitraum und ein beschränktes Zeitbudget machten es notwendig, Grundfeatures von Nice-To-Have’s zu unterscheiden. So wurden Funktionalitäten immer stufenweise entwickelt und erweitert.

Schritt 1: Erfassen von Arbeitszeit

Zum Start der 4-Tage-Woche am 1.5.2019 wurden bei uns die (Stech-)Uhren umgestellt und die Arbeitszeit musste im neuen System lückenlos erfasst werden. Die technische Entscheidung, minutengenaue Zeitpunkte (Timestamps) statt der Zeitdauer zu erfassen, machten es möglich, die Zeit im Office schnell, unkompliziert und natürlich auch am Smartphone einzutragen. Jeder Tag beginnt mit einem Eintrag der Tätigkeit „Arbeit“, unterbrochen von einer (mindestens) 30-minütigen „Pause“ nach maximal 6h Arbeit, weiteren „Arbeit“-Einträgen und „Pausen“ und abschließendem „Freizeit“-Timestamp. So benötigt der/*die Mitarbeiter*in pro Tag im Grunde nur 4 Sekunden zum kompletten Erfassen der Arbeitszeit. Urlaube, Arztbesuche, Krankenstandstage oder Bereitschaftsdienste werden ebenfalls im System erfasst.

Schritt 2: Sicherung und Daten-Export

Die erfassten Einträge sind in einer Datenbank gesichert, aber noch nicht optimal aufbereitet für die weitere Verwendung. So wurde für die weitere interne Auswertung (z.B. Lohnverrechnung) ein Excel Export generiert, der sowohl die Arbeitszeit pro Tag, als auch die Summe pro Monat, jegliche Überstunden, Urlaubstage oder geleistete Bereitschaftsstunden anzeigt. Um eine manipulationssichere Auswertung sicher zu stellen, wird die Eingabe für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen jeweils am 10. des Monats für das Vormonat gesperrt.

Schritt 3: Darstellung Soll vs. Ist-Stunden

Für den Überblick, wieviele Arbeitsstunden pro Woche geleistet wurden und ob das Arbeitssoll erfüllt wurde, dient die Wochenübersicht. Durch unser flexibles Gleitzeitmodell oder durch jährlich wechselnde Feiertage ändern sich die Sollstunden pro Tag oder Woche. Diese besonderen Ansprüche (z.B. Eintragen von Feiertagen) können mithilfe eines Administrationstools ohne zusätzlichen Programmieraufwand verwaltet werden.

Schritt 4: Darstellung Jahressaldo

Vertragliche Regelungen (wie z.B. eine Überstunden-Pauschale) mussten in der Entwicklung des Tools ebenso berücksichtigt werden, wie rechtliche Grundlagen. So müssen z.B. Überstunden mit 50% oder 100% Zuschlag gesondert berücksichtigt werden und dürfen nicht als Zeitguthaben ausgewiesen werden, das über den Gleitzeit-Rahmen ausgeglichen werden kann. Jedem User wird im Tool eine persönliche Jahresübersicht präsentiert, in dem sowohl Soll/Ist Stunden als auch der Netto-Saldo unter Berücksichtigung der Überstundenpauschale angezeigt werden.

Erweiterung durch Test-Driven Development

Durch das agile Setup sind laufende Verbesserungen leicht möglich und es kann (und wird) ständig am bestehenden Tool geschraubt. So kann ein Urlaubsverwaltungstool ebenso integriert werden, wie die Adaption nach einem anderen Beschäftigungsausmaß (z.B. Teilzeitanstellung).

Das gesamte Tool wurde mit der Programmierpraxis Test-Driven Development umgesetzt, wodurch im Grunde jede Regel, für die es möglich ist, einen „Test“ zu formulieren, implementiert werden kann. Ein Test, der für unser Tool geschrieben wurde, war z.B. die allgemein rechtlich gültige Pausenregelung: Nach 6 Stunden Arbeit muss 30min Pause gemacht werden.

Kontakt für mehr Infos:

Angelika Schiemer

Operations and Process Management; Information Architecture; Photography (in Karenz)

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